Publié le : 16 juillet 20234 mins de lecture

La dématérialisation des données incite de nombreuses entreprises à opter pour la gestion électronique des documents (GED). La GED désigne l’ensemble des procédés informatiques qui permettent d’organiser et de gérer des informations en vue de faciliter leur exploitation. Cette solution présente plusieurs avantages pour les institutions qui l’adoptent. Quels sont-ils ?

Réduction de l’impact environnemental

La gestion électronique des documents (GED) représente un enjeu environnemental crucial pour les entreprises, car elle favorise et facilite la transition vers un mode de fonctionnement « zéro papier ». Chaque année, un employé utilise en moyenne 2500 feuilles de papier, ce qui a un impact significatif sur l’environnement. En adoptant la GED, une entreprise peut mettre en place une politique et une organisation plus respectueuse de l’environnement. Le recours à la GED gestion électronique des documents offre trois avantages principaux pour la préservation de la nature : la réduction de l’empreinte carbone liée au papier et aux cartouches d’imprimantes, la minimisation de son impact environnemental. En d’autres termes, un logiciel de gestion électronique bas carbone permet de promouvoir une démarche de développement durable et donc soutenir une conscience éco responsable.

Diminution des coûts

La mise en place d’une solution de gestion électronique des documents favorise aussi la réduction des coûts logistiques liés au traitement traditionnel de l’information. Il s’agit notamment des coûts du papier et de l’encre ainsi que ceux concernant le stockage des archives physiques volumineuses. Il faut souligner que les sociétés utilisant la méthode papier traditionnelle consomment un volume important de papier et d’encre, ce qui constitue des dépenses énormes pour l’archivage physique. Avec ce type de logiciel, les entreprises peuvent ainsi réaliser des économies sur certains postes de dépenses.

Sécurisation des données

Avec la GED gestion électronique des documents, les organisations peuvent enfin dire adieu aux risques de perte ou de détérioration des documents. Tous vos documents sont stockés en ligne. De plus, grâce à la possibilité de mise à jour simultanée par plusieurs collaborateurs, vous pouvez être sûr que vos documents seront toujours à jour. À la fin de leur cycle de vie, vos dossiers peuvent être archivés en toute sécurité dans un système d’archivage électronique (SAE) qui permet de les protéger contre toute modification. Les logiciels de GED offrent une sécurité optimale pour toutes les informations stockées. Les meilleurs logiciels stockent les données sur des serveurs basés en France ou en Europe, ce qui garantit la conformité avec le RGPD européen. Avec la centralisation de tous vos documents, les risques de perte ou de détérioration sont pratiquement nuls, tout en restant facilement accessibles à tout moment.

Collaboration facilitée

La capacité de créer et d’échanger des flux de travail de vos informations améliore grandement la collaboration interne et externe. Par exemple, grâce à la GED, un employé peut identifier à tout moment à quel niveau se trouve un dossier dans le processus d’approbation. De même, les collaborateurs peuvent accéder en temps réel à la dernière version du document ainsi qu’aux mises à jour automatiques du système.

Meilleure rapidité d’exécution

La gestion dématérialisée permet un gain de temps considérable. Notons que les salariés perdent un temps fou à localiser les dossiers dont ils ont besoin pour travailler. Le fait de rechercher un dossier à partir de leur ordinateur plutôt que de fouiller manuellement dans un classeur leur fait gagner du temps. En effet, la gestion automatisée des documents leur permet d’avoir rapidement accès à l’information qu’ils cherchent. Puisque tout est très facilement accessible, les utilisateurs gagnent alors en efficacité et en productivité.